The Art of Cash Management, Article sur les prévisions de trésorerie

Aucune discipline financière n'est plus importante – et plus mal comprise

L'histoire de Jeff Chasin vous semble-t-elle familière? Chasin et un partenaire ont lancé Commercial Credit Co. LLC, une société de crédit-bail de matériel de haute technologie basée à Irvine, en Californie, avec une épargne personnelle de 5 000 $. Leur formule financière: débarquer de gros clients, essayer de les récupérer rapidement, puis réinvestir tout le produit dans l’entreprise.

Jusqu'ici, la formule a bien fonctionné, faisant passer les ventes de 11 millions de dollars en 1997 à 20 millions de dollars cette année. Mais avec ce type de croissance ultra rapide, la gestion de trésorerie est devenue un problème complexe pour Chasin et son partenaire. «Au début, tout ce dont nous avions besoin, c’était d’un compte bancaire et d’un ensemble de logiciels Quicken permettant de suivre les ventes et les principaux résultats financiers», explique Chasin. "Mais après environ un an, nous avons réalisé qu'il y avait toutes sortes de questions auxquelles nous étions trop occupés par la gestion de l'entreprise pour que nous puissions jamais y répondre. et comment saurions-nous vraiment avec certitude si nous avions un excédent de trésorerie? "

Si vous n'avez pas envisagé de telles questions, vous risquez de compromettre les perspectives à long terme de votre entreprise, voire sa stabilité à court terme. En effet, il n’existera peut-être aucune discipline financière plus importante, plus incomprise et plus souvent négligée que la gestion de la trésorerie. "Les propriétaires d'entreprise devraient réfléchir à cette question dès le premier jour", souligne Stephen King, président de Virtual Growth, une société de conseil financier basée à New York, qui gère des services de comptabilité complets externalisés pour les entreprises. Mais la plupart ne le font pas – car ils ont d'autres problèmes en tête. Tant qu'il semble y avoir plus d'argent qui entre dans l'entreprise que de sortir, de nombreux propriétaires de sociétés ne laissent pas une seconde place à la gestion de trésorerie. Et cela les rend vulnérables à toutes sortes de dangers liés aux flux de trésorerie.

Heureusement, la première étape pour améliorer la gestion de la trésorerie ne correspond pas exactement à une opération du cerveau: il suffit de commencer à maximiser les liquidités. "Les entreprises ont souvent le moyen d'améliorer leur situation de trésorerie simplement en s'assurant que leurs systèmes de facturation, de recouvrement et de créditeurs fonctionnent le plus efficacement possible", fait observer M. King. Essayez d’apporter de l’argent dans l’entreprise le plus rapidement possible: facturez rapidement, effectuez un suivi dynamique des factures en retard et, si possible, exigez des dépôts immédiats lors de la vente. (Voir "Outils de gestion de la trésorerie" ci-dessous pour d'autres idées.) Ensuite garder votre argent aussi longtemps que possible en gérant vos dettes. Cela signifie simplement que vous pouvez payer les factures de votre entreprise aussi longtemps que vous le souhaitez, sans aucun frais de retard ni d’intérêts.

Pour pratiquer une gestion de la trésorerie plus élaborée, vous devez être en mesure d'évaluer avec précision votre situation de trésorerie actuelle et de faire des prédictions assez fiables à des intervalles clés sur le montant dont vous aurez besoin pour faire face aux dépenses de l'entreprise. Jeff Chasin et son partenaire n'étaient pas confiants quant à leur expertise dans ce domaine. C'est l'une des raisons pour lesquelles ils ont engagé Donna McGovern, comptable et propriétaire d'Ideal Business Solutions à Westminster, en Californie, pour occuper le poste de directrice des finances à temps partiel.

"Ils craignaient un risque réel pour les entreprises à croissance rapide", se souvient-elle. "Et si ils étaient dans une position où ils avaient accumulé un excédent de trésorerie et ils ont ensuite décidé de l’investir comme moyen de réduire les bénéfices supplémentaires de l’entreprise? Et puis, quelque chose s'est mal passé, comme s'ils avaient mal calculé leurs besoins en liquidités ou s'ils devaient de l'argent à un client, mais que leurs fonds étaient immobilisés dans le mauvais type de placement? "

Avec l'aide de McGovern, Commercial Credit a commencé à préparer des états financiers mensuels plus détaillés (et plus utiles), comprenant des prévisions de trésorerie. "Lorsqu'une entreprise connaît une croissance rapide, elle n'est généralement pas en mesure de réaliser des investissements importants à long terme, car elle devra autofinancer certaines opportunités de croissance", a-t-elle déclaré. "Néanmoins, une fois que vous comprenez votre situation de trésorerie, vous pouvez souvent suivre un cours similaire à celui suivi par les familles lors de la constitution d'un nid d'urgence: mettez de petites quantités de liquidités supplémentaires dans un compte du marché monétaire, sur une base mensuelle ou trimestrielle. Certes, vous ne gagnerez pas une fortune, mais vous volonté gagner de l'intérêt tout en maintenant les fonds de l'entreprise accessibles ".

Si les flux de trésorerie de votre entreprise deviennent si prévisibles que vous pouvez mettre de côté des sommes pendant plusieurs mois ou plus, vous pourrez peut-être prendre un engagement légèrement plus important en achetant des certificats de dépôt. Bien qu'il y ait des pénalités pour l'encaissement précoce des CD, ces pénalités devraient être gérables en cas d'urgence. Pour minimiser les risques, achetez des CD plus petits et essayez d’échelonner leurs dates de maturité.

Mais exercez votre jugement. La plus grande erreur qu'un propriétaire d'entreprise puisse commettre en matière de gestion de la trésorerie est de prendre des risques énormes lorsqu'il investit dans des liquidités. En effet, il est trop facile de perdre le coussin de trésorerie de votre entreprise, voire de mettre en péril la survie de votre entreprise, en réalisant des investissements inappropriés (comme un pari risqué sur les contrats à terme boursiers ou sur de minuscules actions que vous avez apprises sur Internet). Malheureusement, de nombreux courtiers et conseillers en investissement sont disposés à colporter de tels investissements aux propriétaires d’entreprise.

Parfois, les investissements ne sont pas la meilleure option du tout. "Lorsque vous pratiquez la gestion de trésorerie, vous devez vous demander assez régulièrement: Comment puis-je utiliser cet argent au mieux pour la société?" explique Earl Zimmerman, cadre supérieur au bureau de la firme comptable Grant Thornton LLP à Boston. Soyez analytique. Par exemple, note Zimmerman, si votre société dispose de 5 000 dollars, vous pouvez l’investir dans un fonds monétaire à 5%, mais il serait peut-être plus judicieux d’utiliser ces 5 000 dollars pour réduire votre marge de crédit et économiser sur les paiements d’intérêts. En outre, ajoute Zimmerman, un entrepreneur avec 19,8% de factures de cartes de crédit serait avisé "d'utiliser les 5 000 $ pour payer ces factures". L'essentiel: allouer votre argent de la manière qui va améliorer la stabilité de votre entreprise.

Ensuite, alors que la situation financière de votre entreprise se stabilise et que les flux de trésorerie deviennent plus prévisibles, ce n’est pas une mauvaise idée de commencer à étudier vos options de placement. En particulier, si votre entreprise envisage de collecter une somme importante d'investisseurs providentiels ou de sociétés de capital-risque – et que vous n'avez pas besoin de la dépenser rapidement – c'est une bonne idée de faire des recherches à l'avance afin de ne pas perdre de temps lorsque l'argent arrive.

Toutefois, si la trésorerie de votre entreprise est plus petite, ne présumez pas qu'il sera facile de créer un compte productif de revenus dans la banque la plus proche. Certains banquiers vous diront que la trésorerie de votre entreprise est trop petite pour mériter leur implication. Ou ils vont vous offrir un tel taux minime qu'ils ne vont pas valoir la peine votre attention. "Lorsque nous avons appelé la banque locale où nous avions le compte courant de notre société, ils nous ont offert 2% du total", se souvient Chasin. "Pourquoi s'embêter?"

Heureusement, Chasin a pu identifier une option qu'il préférait: un fonds de marché monétaire avec le courtier exécutant Charles Schwab, payant 5% en intérêts. "Nous avons investi environ 30 000 dollars et nous sommes très satisfaits." Bien sûr, l'argent n'y est pas resté. "Certaines opportunités de croissance développées représentaient un moyen plus rentable pour le crédit commercial de dépenser son argent", avoue son fondateur, en promettant de "mettre plus d'argent dans la prochaine fois que c'est bon pour nous".

C'est ce qu'est la gestion de trésorerie d'entreprise.

Lorsque l'économie est forte, les entreprises peuvent sombrer dans des pratiques de gestion de trésorerie peu rigoureuses. Ne laissez pas cela vous arriver. Essayez d'explorer ces options:

Balayer les comptes. Ces comptes bancaires sont le moyen le plus simple de générer des revenus à partir des fonds disponibles de votre entreprise. Cependant, ils n'ont de sens que si l'argent que vous allez gagner sera supérieur aux frais facturés par votre banque. Les propriétaires d'entreprise ont le choix entre deux types de comptes de balayage:

  • Comptes à investissement contrôlé. Pensez à ces comptes comme des comptes chèques avec le solde ultime nul. Chaque jour, votre banque ne laissera que sur votre compte courant assez pour couvrir les chèques présentés la veille au soir pour paiement. Le reste est rapidement entraîné dans les investissements au jour le jour. "Ce sont les comptes les plus rentables, mais ils ne fonctionneront pas pour votre entreprise si vous avez des paiements électroniques ou des virements électroniques, car ceux-ci peuvent être soumis pour paiement plus tard dans la journée et que votre compte ne dispose pas de suffisamment de liquidités." pour les couvrir ", avertit Stephen King.
  • Comptes de fin de journée. Un pari plus sûr pour la plupart des propriétaires de petites entreprises, ces comptes attendent une heure tardive pour déterminer le montant à consacrer à vos investissements au jour le jour. En règle générale, leurs rendements d'investissement sont inférieurs de 10 à 20 points de base (0,1% à 0,2% de l'investissement) à ceux offerts avec des investissements contrôlés.

Comptes verrouillés. Une boîte postale est un système de gestion de trésorerie qui vous aide à collecter rapidement vos fonds. Généralement mises en place avec l’aide d’un grand centre financier ou d’une banque régionale, les boîtes à clefs fournissent à votre entreprise un code postal spécial et, en général, des envois plus rapides depuis les bureaux de poste régionaux. Ils sont particulièrement importants si vous avez des grappes de clients dans des endroits situés à l'extérieur de l'État et que vous ne voulez pas perdre des jours à attendre que leurs chèques arrivent par courrier longue distance.

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