Rôles et responsabilités en matière de traitement des espèces

Niveau département

Département Cash Handling Role administrateur

Politique: Rôle requis
Cette personne peut être l'administrateur du département (DA) ou toute autre personne jugée appropriée par le responsable commercial. Nous recommandons que cette personne soit une personne différente de toutes les personnes occupant les autres rôles. Toutefois, si aucune autre option n'est disponible, il est vivement recommandé de limiter le chevauchement des rôles au seul responsable du contrôle de la gestion de la trésorerie locale ou au superviseur des points de recouvrement de trésorerie. Un chevauchement avec d'autres rôles sera autorisé si nécessaire, à condition que les affectations soient conformes aux restrictions de chevauchement de rôles décrites ci-dessous.

Description du rôle

  • Maintenir une communication rapide, précise et efficace avec tous les responsables locaux du contrôle de la gestion des espèces dans le département.
  • Mettez à jour les rôles de traitement des espèces pour tous les emplacements de réception de paiement au niveau des sous-départements, de manière rapide et précise.

Contrôle d'audit: Aucun. Si le chevauchement des rôles est nécessaire, nous recommandons fortement de le limiter aux seuls Responsable du contrôle de la gestion des espèces locales et Superviseur de point d'encaissement.

Niveau de sous-département

I. Responsable du contrôle de la gestion des espèces locales

Politique: Rôle requis
Nous recommandons que cette personne soit une personne différente de toutes les personnes occupant les rôles. Toutefois, si aucune autre option n’est disponible, il peut s’agir de la même personne que le Superviseur de point d'encaissement.

Description du rôle

  • Maintenez des contrôles internes stricts pour les encaissements de paiement au niveau de l'emplacement des tickets de paiement et protégez-les des pertes
  • Annuellement, passez en revue les procédures locales de traitement des espèces et mettez-les à jour si nécessaire. Au minimum, soumet de nouveau les procédures tous les 3 ans à AFR pour approbation.
  • Aviser l'administrateur du rôle de gestion de la trésorerie du ministère des changements de rôle du personnel afin que les rôles institutionnels – Gestion de la trésorerie puissent être mis à jour.

Contrôle d'audit: Aucun chevauchement dans les rôles sauf avec Administrateur du rôle de gestion des espèces du ministère et Superviseur de point de collecte d'argent.

II. Biller

Politique: Rôle optionnel
Nous recommandons que cette personne soit différente des autres rôles. Toutefois, si aucune autre option n’est disponible, il peut s’agir de la même personne que Réconciliateur.

Description du rôle

  • Créer et envoyer des factures.
  • Record de ventes, le cas échéant.
  • Mettre à jour le système de comptes clients.

Contrôle d'audit: Aucun chevauchement dans les rôles sauf avec Réconciliateur.

III. Cash Collection Point Cashier

Politique: Rôle requis
Nous recommandons que cette personne soit différente des autres rôles. Toutefois, si aucune autre option n’est disponible, il peut s’agir de la même personne que Préparateur de dépôts.

Description du rôle

  • Effectuer des transactions en espèces avec les clients
  • Fournir un reçu au client payant en personne.
  • Dès réception, endossez tous les chèques avec un endossement restrictif de l’Université de l’Iowa.
  • Entrer les transactions dans le système de comptes à recevoir, la caisse enregistreuse ou le journal des tickets de caisse.
  • Comptez l'argent et soumettez l'argent et les documents justificatifs au superviseur du point de collecte de fonds à la fin de son quart de travail.

Contrôle d'audit: Aucun chevauchement dans les rôles sauf avec Préparateur de dépôts.

IV Superviseur de point d'encaissement

Politique: Rôle optionnel
Nous recommandons que cette personne soit différente des autres rôles. Toutefois, si aucune autre option n’est disponible, il peut s’agir de la même personne que Gestionnaire de contrôle de gestion des espèces locales.

Description du rôle

  • Surveiller les fonctions d'encaissement.
  • Autoriser diverses transactions, telles que des remboursements, des annulations et des rapprochements de tiroirs.

Contrôle d'audit: Aucun chevauchement dans les rôles sauf avec Administrateur du rôle de gestion de la trésorerie au niveau départemental et responsable du contrôle de la gestion de la trésorerie au niveau local.

V. Préparateur de dépôts

Politique: Rôle requis
Nous recommandons que cette personne soit une personne différente des 5 autres rôles. Toutefois, si aucune autre option n’est disponible, il peut s’agir de la même personne que Cash Cash Point Cashier.

Description du rôle

  • Récupérer et compter les encaissements du jour ouvrable.
  • Préparez le dépôt.
  • Rangez l'argent dans un endroit sûr jusqu'à ce qu'il soit déposé.
  • Déposez votre dépôt à la banque ou à un point de dépôt désigné.
  • Soumettez les informations comptables via le système eDeposit dans les 3 jours ouvrables suivant le dépôt bancaire.
  • Remettez chaque récépissé de dépôt / e-dépôt validé au réconciliateur.

Contrôle d'audit: Aucun chevauchement dans les rôles sauf avec Cash Cash Point Cashier.

VI. Réconciliateur

Stratégie: rôle requis
Nous recommandons que cette personne soit différente des autres rôles. Toutefois, si aucune autre option n’est disponible, il peut s’agir de la même personne que Biller.

Description du rôle

  • Vérifiez que le préparateur de dépôts a déposé tout l'argent reçu.
  • Réconciliez les formulaires eDeposit avec la documentation de support et avec le rapport de transaction détaillée (TDR).
  • Vous ne pouvez avoir accès à la caisse en aucun point, c’est-à-dire à un tiroir-caisse ou à un coffre-fort.

Contrôle d'audit: Aucun chevauchement dans les rôles sauf Biller.

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